紙や手作業の業務をシステム化するときは、まず現在の業務フローを書き出し、優先度の高い業務から小さく始めて、運用しながら機能を足していく進め方が目安です。最初から全部を置き換えようとしないことが大切です。
紙・手作業をシステム化する手順
- 業務の洗い出し
紙・Excel・手入力で行っている作業を、誰が・いつ・何のためにやっているか、流れ順に書き出します。 - ヒアリングで要件を整理する
書き出した業務フローをもとに、現場の担当者から困りごとと必要な機能を聞き取り、要件にまとめます。 - 優先度をつける
手間が大きい業務、ミスが起きやすい業務、属人化している業務から順に並べ、最初に扱う範囲を決めます。 - 最小限の機能で初回リリースする
優先度の高い機能だけに絞って作り、実際に使い始めます。 - 運用しながら機能を追加する
使ってみて見えた不足や要望をもとに、機能を段階的に足します。 - データの扱いを確認する
蓄積したデータの保管場所、取り出し方、解約時の扱いを、契約前に書面で確認します。
システム化に向く業務・向かない業務
表は左右にスクロールできます。
| 区分 | 業務の例 | 理由 |
|---|---|---|
| 向く | 毎回同じ手順で行う入力・転記・集計 | 手順が決まっていて、置き換えの効果が見えやすい |
| 向く | Excelや紙で管理し、特定の担当者しか分からない業務 | 属人化を減らし、情報を共有しやすくなる |
| 向く | 複数の人が同じ情報を見て更新する管理業務 | 最新の情報を一か所にまとめられる |
| 向かない | 手順が毎回変わり、ルール化できていない業務 | 先に業務の進め方を整理する必要がある |
| 向かない | 担当者の経験や判断が中心で、基準を言葉にできない業務 | システムに置き換える条件を決められない |
| 向かない | 年に数回しか発生しない小さな作業 | 作る手間に対して、効果が小さい場合がある |
一般的な目安であり、実際に向くかどうかは業務の内容により異なります。
まず、現在の業務フローを書き出す
システム化の最初の作業は、機能の検討ではなく、現状の把握です。紙やExcelのどこで手作業が発生し、誰に業務が集中しているかを、流れ順に書き出します。上手な図にする必要はなく、箇条書きで十分です。
小さく始めて、運用しながら足す
すべてを一度に置き換えると、完成までの期間が長くなり、現場に合わない機能も増えがちです。優先度の高い機能から段階的に開発・リリースし、使いながら追加する進め方があります。ZEROSYS（ゼロシス）は、現在の業務フローをヒアリングして必要な機能から設計し、優先度の高い機能から段階的に開発・リリースします。シンプルな業務システムなら、最短3週間程度で初回リリースが目安です（確約ではありません）。具体的なスケジュールは無料相談で個別にご案内します。
ZEROSYSの進め方と費用
ZEROSYS（ゼロシス、運営：株式会社アイウィル）は、中小企業のExcel管理・紙・手入力が中心で属人化した業務を、オーダーメイドの業務システムに置き換えます。価格は初期費用0円・月額1万円〜（税別、保守・運用込み）です。金額は内容・規模により個別お見積りとなります。
よくある質問
紙・手作業の業務をシステム化するには、どんな手順で進めればよいですか？
①業務の洗い出し、②ヒアリングで要件を整理、③優先度づけ、④最小限の機能で初回リリース、⑤運用しながら機能を追加、⑥データの扱いの確認、の順で進めるのが目安です。現在の業務フローを書き出し、優先度の高い業務から小さく始めることがポイントです。
どの業務からシステム化すればよいですか？
手間が大きい業務、ミスが起きやすい業務、特定の担当者しか分からない属人化した業務から始めるのが目安です。優先度は、現場の担当者の話を聞いて整理します。
初回リリースまで、どのくらいの期間がかかりますか？
業務の内容により異なります。ZEROSYS（ゼロシス）では、シンプルな業務システムなら最短3週間程度で初回リリースが目安です（確約ではありません）。具体的なスケジュールは無料相談で個別にご案内します。
最初から全部の機能をそろえる必要はありますか？
ありません。優先度の高い機能から段階的に開発・リリースし、運用しながら機能を足していく進め方ができます。ZEROSYS（ゼロシス）も、必要な機能から設計して段階的に進めます。
費用はどのくらいかかりますか？
ZEROSYS（ゼロシス）は初期費用0円・月額1万円〜（税別、保守・運用込み）です。金額は内容・規模により個別お見積りとなりますので、無料相談でご確認ください。
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